Peran Penting Supervisor

Postingan ini merupakan materi yang mempelajari salah satu jabatan pekerjaan dalam suatu perusahaan, materi ini menjelaskan definisi secara umum dari fungsi jabatan serta peran penting seseorang yang mengemban jabatan supervisor. Pada perusahaan tertentu ada jabatan sebagai supervisor, untuk itu saya tidak hanya menjelaskan supervisor dalam dunia konstruksi tetapi menjelaskan supervisor secara umum dengan tujuan sederhana agar lengkapnya tulisan ini dan mengatahui perbedaanya.

Pengertian Umum Supervisor

Supervisor adalah seseorang yang diberikan tugas dalam sebuah organisasi perusahaan dimana mempunyai kekuasaan untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya.

Peran kerja supervisor berada di level tengah, yaitu di antara para atasan pembuat kebijakan dan di antara para staf pelaksana rutinitas di lapangan. Dengan fungsi kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. 

Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif.

Oleh karena itu, seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencakup keterampilan membangun relasi di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan emosional dan mind set positif.

Fungsi Supervisior

1.   Untuk menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau manager

2.   Berfungsi untuk penghubung antara Staf dan Manager

3.   Berfungsi untuk membantu tugas Staf Bawahan

4.   Berfungsi menampung segala keluhan dari Tamu dan Customer yang disampaikan melalui Staf untuk disampaikan ke manager

Tugas Seorang Supervisor
Bertugas untuk mengatur kerjanya para bawahannya (staf)	Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya.
Bertugas Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya	Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan
Bertanggung jawab dalam hasil kerja Staf	Memberikan training pekerjaan pada mandor/subkonnya
Bertugas memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya	Memecahkan masalah sehari hari di proyek
Bertugas membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan	Memimpin dan memotivasi bawahannya.
Bertugas memberikan Breafing bersama Staf	Mendisiplinkan bawahan/subkon
Bertugas membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.	Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung
Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasnya kepada seluruh bawahan dan Mandor/Subkon dibawah koordinasinya	Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen
Mengatur kelompok kerja pada Mandor/Subkon	Mengontrol dan mengevaluasi kinerja mandor/subkon serta bawahan
Memberikan tugas pada Mandor/Subkon atau Bawahannya	Bertugas membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan

Tanggung Jawab dan Wewenang Seorang Supervisor

Supervisior juga mempunyai tanggung jawab dan wewenang yaitu sebagai berikut:

Mengarahkan bagaimana agar tugas dan pekerjaan tersebut dapat berjalan lancar sesuai standar kerja yang diterapkan organisasi maupun perusahaan.	Memastikan setiap orang yang terlibat pada tugas dan pekerjaan tersebut.
Supervisor memberikan sebuah reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya	Supervisor membuat suatu usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya
Mengkoordinasikan kegiatan dan tugas agar berjalan lancar	Supervisor berhak untuk memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf bawahannya
Melakukan kontrol terhadap kegiatan dalam pekerjaan konstruksi serta pekerjaan yang dilakukan oleh mandor/subkon tersebut.	Perencana, merencanakan kegiatan yang menjadi tugasnya

Untuk mencapai itu semua maka Supervisor harus memiliki keahlian dan sikap yaitu:

Dapat dipercaya	Mampu Memberi Contoh baik pada bawahannya
Dapat Memutuskan dan memberi keputusan dengan baik.	Tegas dalam menerapkan aturan konstruksi
Mengetahui dan dapat menerapakan Fungsi managemen perusahaan	Mampu memahami masalah teknis terkait proses konstruksi
Terbuka, Mau menerima masukan, Pendapat, Kritik, Bahkan teguran dari bawahannya.	Memiliki jiwa pemimpin, Motivator, Leader,

Chief Supervisor

Chief Supervisor merupakan merupakan penanggung jawab dalam membuat, mengatur, melaksanakan dan mengontrol kegiatan oprasional proyek. Adapaun uraian dan tanggung jawab Chief Supervisor adalah sebagai berikut:

Membuat perencanaan kegiatan operasional proyek
Merencanakan jadual pekerjaan untuk Supervisor dan Mandor
Merencanakan dan menghitung kebutuhan dan penempatan material maupun tenaga kerja
Merencanakan penggunaan peralatan
Mengatur kegiatan operasional proyek
Mengkoordinasikan shop drawing yang diterima dari Site Manager untuk di aplikasikan/dilaksanakan dalam pekerjaan lapangan
Mengkoordinasikan penempatan material maupun tempat fabrikasi serta kebersihan lapangan
Mengarahkan Supervisor/Mandor/Subkontraktor
Melakukan koordinasi dengan GA (Genaral Affair) Officerterkait dengan urusan umum
Melakukan koordinasi dengan QC terkait kualitas pekerjaan
Melakukan koordinasi dengan Safety terkait dengan K3
Melakukan koordinasi dengan Storekeeper terkait dengan material
Melakukan koordinasi dengan mekanik terkait dengan peralatan
Melakukan koordinasi dengan wakil Owner/Konsultan terkait dengan pelaksanaan pekerjaan
Melaksanakan Kegiatan Operasional Proyek
Menjalankan tugas lapangan sesuai schedule mingguan/bulanan yang dibuat Site Manager
Memastikan terlaksananya pekerjaan Subkontraktor/Mandor sesuai persyaratan mutu dan waktu yang telah ditentukan
Membuat progress prestasi pekerjaan Subkontraktor, mandor untuk dimasukan ke Quantity Surveyor pada setiap Opname
Melaksanakan pekerjaan sesuai RMP, Instruksi Kerja, Metode, dan Prosedur yang berlaku
Mengadakan Meeting mingguan dengan supervisor / subkontraktor / mandor guna mencapai target yang dikehendaki.
Menginstruksikan pekerjaan ke Subkontraktor, Mandor berdasarkan SPK yang diterbitkan.
Melakukan perbaikan sesuai dengan metode yang disetujui
Mengelola SDM, material dan peralatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkans
Memotivasi, mengarahkan dan membina bawahan untuk mencapai sasaran
Mengusulkan rotasi, mutasi, promosi, sanksi dan demosi sejauh wewenang yang dimiliki
Memfasilitasi kegiatan audit
Menerapkan peraturan dan memastikan ditaatinya ketentuan tata tertib kerja dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku bagi karyawan maupun semua pihak yang terkait
Memelihara aset yang ada di bagiannya dengan baik
Tertib administrasi sesuai peraturan perusahaan yang berlaku dalam membuat laporan dan memonitor pekerjaan di lapangan sesuai format yang telah disepakati
Meningkatkan disiplin kerja bawahan
Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung/lebih tinggi
Memastikan K3 memelihara kebersihan dan kerapian area kerja selama pelaksanaan proyek
Mengontrol Pelaksanaan Operasional Proyek
Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk melihat kesesuaian antara rencana dan realisasinya (terhadap biaya, mutu, waktu dan safety)
Mengontrol pelaksanaan safety
Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Subkontraktor / Mandor / Supervisor
Memonitor schedule kebutuhan Alat, Tenaga, Bahan dari mandor dan Subkontraktor, termasuk memverifikasi alat ukur (meteran, theodolite telah ditera/kalibrasi/verifikasi dengan master alat)
Mengontrol laporan yang dibuat oleh Supervisor
Mengontrol check-list internal yang dibuat Supervisor

Supervisor Proyek Konstruksi

Hari ini kita membahas tentang fungsi dari Supervisor Engineer dimana dia merupakan salah satu organ terpenting dalam tim pengawasan yang di bentuk oleh Konsultan sesuai dengan persyaratan yang tercantum di dalam Kerangka Acuan Tugas. Harapan dengan diterbitkannya ini para pembaca mengerti akan tugas dan skop tanggung jawab dari Supervisor Engineer sehingga tidak terjadi tumpang tindih kewajiban dalam pengawasan yang sangat sering terjadi dalam pekerjaan Konsultan.

Baca: Mandor

Supervisor Engineer ini merupakan pimpinan Tim Supervisor Konsultan di lokasi proyek yang bertanggung jawab kepada pimpro dimana timnya ditugaskan untuk melaksanakan tugas-tugas pembantuan pengawas.

Mencatat kemajuan pekerjaan setiap hari yang dicapai kontraktor pada lembaran rencana kemajuan pekerjaan (Progress Schedule) yang telah disetujui.
Membuat rekomendasi kepada pimpro untuk menerima atau menolak pekerjaan dan material yang mutunya diragukan.
Menyusun/memelihara arsip korespondensi proyek. Laporan Mingguan, bagan Kemajuan Pekerjaan, Pengukuran dan lain-lain.
Membuat laporan bulanan mengenai kemajuan fisik dan keuangan dari proyek yang ada dibawah wewenangnya dan menyerahkan kepada pimpro serta kepada instansi terkait tepat pada waktunya.
Memberi rekomendasi kepada pimpro yang menyangkut mutu dan jumlah pekerjaan yang telah selesai dan memeriksa kebenaran dari setiap spesifikasi pembayaran bulanan kontraktor (Monthly Payment Certificate).
Melakukan pengawasan yang terus menerus atas pelaksanaan pekerjaan, termasuk secara teratur memeriksa pekerjaan pada semua lokasi dilapangan. Dimana pekerjaan kontruksi sedang dilaksanakan serta memberi penjelasan tertulis kepada kontraktor dengan maksud agar menjadi jelas apa yang sebenarnya dituntut dalam pekerjaan tersebut bila dalam kontrak hanya dinyatakan secara umum.
Memonitor dengan teliti semua kuantitas hasil pengukuran yang disampaikan oleh Inspektor dan ikut serta dalam pelaksanaan pengukuran kuantitas akhir dari setiap pekerjaan yang telah selesai
Menjamin bahwa kontraktor memahami isi Dokumen Koontrak secara benar, melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan spesifikasi serta gambar-gambar dan kontraktor menetapkan teknik pelaksanaan kontruksi yang tepat/cocok dengan keadaan lapangan untuk berbagai macam kegiatan pekerjaan.
Mengawasi dan meliputi ketetapan dari semua pengukuran/rekayasa lapangan yang dilakukan oleh kontraktor dengan maksud agar pimpro memungkinkan untuk menentukan hal-hal yang diperlukan menyangkut pekerjaan pengembalian kondisi dan memonitor terperinci.
Memeriksa AS Built Drawing yang akurat dan terbaru serta mengawasi/memeriksa pembuatan gambar-gambar lainnya yang diperlukan.

Supervisor Sebagai Fungsi Manajemen

Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).

1)    Perencanaan

Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka.

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Harus berpikiran SMART, yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. 

Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan semu. Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2)    Pengorganisasian

Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang.

Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan. Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan.

Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3)    Penggerakan Pelaksanaan

Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.

Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4)    Pengawasan/Pengendalian

Merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.

Di bawah ini merupakan Kompetensi yang harus dimiliki seorang Supervisor:

Terbuka/mau menerima masukan/pendapat/kritik bahkan reminder/teguran dari Bawahan	Mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen (POAC)
Memahami masalah teknis	Dapat dipercaya
Terorganisir	Tegas/Assertife
Dapat memimpin	Bisa memutuskan dengan baik
Dapat mendengarkan dengan baik	Bisa memberikan keputusan
Memberi contoh yang baik (Role model)

Tiga Sifat Utama Supervisor

Menurut saya ada 3 sifat utama lagi yang harus dimiliki seorang Supervisor, berikut sifat utama tersebut dengan penjelasanya.

1)    Memotivasi.

Tidak dalam bentuk ceramah atau nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau bersedia menjadi ‘rekan curhat’ permasalahan yang dialami bawahannya. Saya teringat bukunya Patrick Lencioni yang berjudul The Three Signs of a Miserable Job.

Disana ada kisah tentang seorang pria bernama Brian Bailey yang membuat beberapa program sederhana namun berefek dahsyat bagi seluruh anak buahnya. Ia memimpin sebuah tim kecil dalam sebuah restoran hingga terbentuk iklim kerja yang luarbiasa. Anda perlu membaca buku tersebut.

2)    Empati

Sebagai contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba mlungker tidak memiliki semangat kerja maka ia akan memanggilnya kedalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja.

Jangan sampai ada anak buah yang mengeluh karena istrinya kabur dibawa lari seorang jutawan tampan, eh Anda malah mengatakan dengan santai: “Well, ambil sisi baiknya, saya yakin saat ini istrimu lebih bahagia. Sekarang saya mohon kembalilah bekerja dengan semangat”.

3)    Menginginkan Segala Sesuatu Berjalan Lebih Baik

‘Lebih baik’ sengaja saya garis bawahi sebab disitulah poin utama dari sifat ini. Supervisor ‘jadul’ mayoritas beranggapan kalau dirinya sudah menjadi pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan lancar. Apapun hal itu: proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan, alur kerja operasional, dan lain hal yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi standar untuk dipenuhi.

Memang benar kalau memastikan segalanya berjalan lancar dan baik adalah tugas dan kewajiban Anda, tapi di masa sekarang itu saja tidaklah cukup. Anda harus memiliki mindset ‘lebih’ dalam bekerja. Tekad dan performance yang Anda tampilkan haruslah bagaimana segala sesuatunya berjalan lebih baik, lebih lancar, lebih aman, lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih teratur, lebih mudah, dan ‘lebih-lebih’ lainnya. Untuk membuat sesuatu memiliki nilai lebih tidaklah harus memerlukan biaya yang besar.

Terkadang bahkan tidak memerlukan biaya. Barangkali hanya dengan mengubah kebiasaan atau pola kerja yang sudah ada. Sederhana? Ya. Mudah? Belum tentu. Berpikir untuk mengupayakan sebuah keadaan berubah menjadi lebih baik memang tidak mudah, tetapi segala kemudahan yang tersedia tidak akan membuat kondisi menjadi lebih baik kalau kita tidak pernah memulai untuk memikirkannya.

Demikian saya kira sangat lengkap untuk peren penting seorang supervisor pada ruang lingkup pekerjaan proyek konstruksi, semoga postingan ini bermanfaat.